MentorMind Oy

Päivitetty: 20.10.2026

Tämä henkilötietojen käsittelysopimus (”Käsittelysopimus”) on osa MentorMind-alustan käyttöehtoja (”Ehdot”). Se tulee voimaan, kun Asiakas hyväksyy Ehdot tai alkaa käyttää alustaa, eikä sitä tarvitse allekirjoittaa erikseen. Käsittelysopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (”tietosuoja-asetus”) 28 artiklan vaatimukset.

1. Osapuolet ja roolit

Käsittelijä: MentorMind Oy (Y-tunnus 3293831-9), PL 1096, 00101 Helsinki (”MentorMind”).
Rekisterinpitäjä: alustaa käyttävä mentori tai yritys (”Asiakas”).

Asiakas käyttää alustaa palvellakseen omia asiakkaitaan, kävijöitään ja yhteisönsä jäseniä. Asiakas on näiden henkilöiden tietojen rekisterinpitäjä, ja MentorMind käsittelee tietoja Asiakkaan puolesta käsittelijänä (”Asiakastiedot”).

MentorMind on itse rekisterinpitäjä Asiakkaan omien tili-, laskutus- ja yhteystietojen sekä alustan käyttöä ja turvallisuutta koskevien tietojen osalta. Niitä käsitellään tietosuojaselosteemme mukaisesti, eivätkä ne kuulu tämän Käsittelysopimuksen piiriin.

2. Käsittelyn kohde ja kesto

Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus, henkilötietoryhmät ja rekisteröityjen ryhmät on kuvattu liitteessä 1. Käsittely kestää niin kauan kuin MentorMind tarjoaa alustaa Asiakkaalle, ja sen jälkeen kohdan 9 mukaisen ajan.

3. Asiakkaan vastuut

• Asiakas vastaa siitä, että Asiakastietojen käsittelyyn on lainmukainen peruste ja että rekisteröidyille on annettu tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot, esimerkiksi Asiakkaan oma tietosuojaseloste.
• Asiakas vastaa alustalle lisäämistään seurantapikseleistä, evästeistä ja markkinointiluvista.
• Asiakas ei tallenna alustalle tietosuoja-asetuksen 9 ja 10 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioita koskevia tietoja, ellei sille ole lainmukaista perustetta ja ellei käsittely ole tarpeen palvelun käyttämiseksi.
• Asiakkaan ohjeet ovat tämä Käsittelysopimus, Ehdot sekä alustan asetukset ja toiminnot, joita Asiakas käyttää. Muista kirjallisista ohjeista sovitaan erikseen.

4. MentorMindin velvollisuudet

• MentorMind käsittelee Asiakastietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siirtojen osalta, ellei EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta edellytä. Tällöin MentorMind ilmoittaa vaatimuksesta Asiakkaalle ennen käsittelyä, jos laki sen sallii.
• MentorMind ilmoittaa Asiakkaalle, jos se katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
• MentorMind varmistaa, että Asiakastietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitoa tai että heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
• MentorMind toteuttaa liitteessä 2 kuvatut tekniset ja organisatoriset toimenpiteet (tietosuoja-asetuksen 32 artikla) ja voi päivittää niitä, kunhan suojaustaso ei heikkene.
• MentorMind ei käytä Asiakastietoja omiin tarkoituksiinsa. Se voi kuitenkin muodostaa alustan kehittämistä varten anonyymejä, koostettuja tilastoja, joista yksittäistä henkilöä tai Asiakasta ei voi tunnistaa.

5. Alihankkijat

• Asiakas antaa yleisen luvan käyttää alihankkijoita (toisia käsittelijöitä). Ajantasainen luettelo on alihankkijasivullamme.
• MentorMind ilmoittaa uusista tai vaihtuvista alihankkijoista päivittämällä alihankkijasivun. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä 14 päivän kuluessa ilmoittamalla siitä osoitteeseen info@mentormind.fi. Jos osapuolet eivät löydä ratkaisua, Asiakas voi irtisanoa alustan käytön päättymään ilman irtisanomisaikaa.
• MentorMind sopii jokaisen alihankkijan kanssa kirjallisesti vähintään tätä Käsittelysopimusta vastaavista tietosuojavelvoitteista ja vastaa alihankkijoidensa velvoitteiden täyttämisestä Asiakkaalle.

6. Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

MentorMind säilyttää alustan tietokannan EU:ssa. Kun alihankkija käsittelee Asiakastietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, MentorMind varmistaa, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste, esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös (kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys) tai komission vakiosopimuslausekkeet. Kunkin alihankkijan käsittelysijainti näkyy alihankkijasivulla.

7. Avustaminen

• MentorMind avustaa Asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (tietosuoja-asetuksen III luku). Alustalla Asiakas voi itse esimerkiksi hakea, muokata, viedä ja poistaa asiakkaidensa tietoja. Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan MentorMindiin, MentorMind ohjaa hänet Asiakkaalle.
• MentorMind avustaa Asiakasta käsittelyn turvallisuuteen, tietoturvaloukkauksiin, vaikutustenarviointeihin ja ennakkokuulemiseen liittyvissä velvoitteissa (32–36 artikla) ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja MentorMindin saatavilla olevat tiedot.

8. Tietoturvaloukkaukset

MentorMind ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon Asiakastietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta. Ilmoituksessa kerrotaan loukkauksen luonne, todennäköiset seuraukset ja toteutetut tai suunnitellut toimenpiteet siltä osin kuin ne ovat tiedossa. MentorMind toimittaa puuttuvat tiedot sitä mukaa kuin ne selviävät.

9. Käsittelyn päättyminen

Kun alustan käyttö päättyy, Asiakas voi viedä asiakastietonsa alustalta (esimerkiksi kontaktit CSV-tiedostona) ennen tilin sulkemista. MentorMind poistaa Asiakastiedot 90 päivän kuluessa tilin sulkemisesta. Myös varmuuskopiot poistuvat tässä ajassa. Tietoja säilytetään pidempään vain, jos EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö sitä edellyttää.

10. Tiedot ja auditoinnit

MentorMind antaa pyynnöstä Asiakkaalle tiedot, jotka ovat tarpeen tämän Käsittelysopimuksen velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi. Asiakas voi kerran vuodessa omalla kustannuksellaan auditoida käsittelyn tai teettää auditoinnin riippumattomalla, salassapitoon sitoutuneella tarkastajalla. Auditoinnista ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen, eikä se saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja tai palvelun toimintaa.

11. Vastuu ja etusijajärjestys

Osapuolten vastuu määräytyy Ehtojen mukaan, jollei tietosuoja-asetuksesta muuta johdu. Jos Käsittelysopimus ja Ehdot ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyn osalta, noudatetaan Käsittelysopimusta. Käsittelysopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Liite 1: Käsittelyn kuvaus

• Käsittelyn kohde ja tarkoitus: alustan palvelujen tuottaminen Asiakkaalle, esimerkiksi verkkosivut ja funnelit, kurssit ja jäsensivut, digitaaliset tuotteet, ajanvaraus, sähköpostit ja viestintä, asiakaschat, yhteisöt, AI Self ja muut tekoälyominaisuudet sekä maksujen välittäminen.
• Käsittelyn luonne: tallentaminen, järjestäminen, hakeminen, näyttäminen, lähettäminen, analysointi palvelun toimintaa varten ja poistaminen.
• Rekisteröidyt: Asiakkaan asiakkaat ja ostajat, liidit ja uutiskirjeen tilaajat, verkkosivujen ja AI Selfin kävijät, yhteisön jäsenet ja ajanvaraajat.
• Henkilötiedot: nimi- ja yhteystiedot, osto- ja pääsytiedot, kurssien edistyminen ja työkirjojen vastaukset, viestit ja chatit, ajanvarausten tiedot, sähköpostien avaus- ja klikkaustiedot sekä Asiakkaan alustalle tallentama muu sisältö.
• Kesto: alustan käytön ajan ja kohdan 9 mukaisesti.

Liite 2: Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

• Sijainti: tietokanta, tiedostot ja taustapalvelut ovat Google Cloudissa (Firebase) Frankfurtissa (europe-west3), ja verkkopalvelun palvelinfunktiot ajetaan Frankfurtissa (Vercel, fra1). Käyttäjätunnistus (Firebase Authentication) käsittelee tietoja Yhdysvalloissa.
• Salaus: tiedot siirretään salattuina (HTTPS/TLS), ja ne on salattu levossa palveluntarjoajien oletussalauksella.
• Pääsynhallinta: käyttäjät tunnistetaan Firebase Authenticationilla. Tietokannan suojaussäännöt rajaavat tiedot Asiakkaan omaan tiliin, ja palvelinrajapinnat tarkistavat käyttöoikeuden jokaisessa pyynnössä. Ylläpitäjän oikeudet on rajattu nimetyille henkilöille.
• Varmuuskopiot: tietokanta ja käyttäjätilit varmuuskopioidaan joka yö, varmuuskopioita säilytetään 90 päivää, ja tietokannalla on 7 päivän palautusmahdollisuus mihin tahansa ajankohtaan.
• Kehitys ja muutokset: muutokset tehdään versionhallinnan kautta, automaattiset testit (myös tietokannan suojaussääntöjen testit) ajetaan ennen jokaista julkaisua, ja ohjelmistoriippuvuuksien tietoturvapäivityksiä seurataan.
• Valvonta: virheet ja poikkeamat kirjataan virheenseurantaan (Sentry), ja tuotannon toiminta tarkistetaan jokaisen julkaisun jälkeen.
• Henkilöstö: tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon, ja pääsy annetaan vain tehtävien edellyttämässä laajuudessa.