MentorMind Oy

Uppdaterad: 20.10.2026

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Biträdesavtalet”) är en del av användarvillkoren för MentorMind-plattformen (”Villkoren”). Det träder i kraft när Kunden godkänner Villkoren eller börjar använda plattformen och behöver inte undertecknas separat. Biträdesavtalet uppfyller kraven i artikel 28 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 (”dataskyddsförordningen”).

1. Parter och roller

Personuppgiftsbiträde: MentorMind Oy (FO-nummer 3293831-9), PL 1096, 00101 Helsingfors, Finland (”MentorMind”).
Personuppgiftsansvarig: den mentor eller det företag som använder plattformen (”Kunden”).

Kunden använder plattformen för att betjäna sina egna kunder, besökare och communitymedlemmar. Kunden är personuppgiftsansvarig för dessa personers uppgifter, och MentorMind behandlar uppgifterna för Kundens räkning som personuppgiftsbiträde (”Kunduppgifter”).

MentorMind är själv personuppgiftsansvarig för Kundens egna konto-, fakturerings- och kontaktuppgifter samt för uppgifter om användningen och säkerheten av plattformen. Dessa uppgifter behandlas enligt vår integritetspolicy och omfattas inte av detta Biträdesavtal.

2. Behandlingens föremål och varaktighet

Behandlingens föremål, art och ändamål samt kategorierna av personuppgifter och registrerade beskrivs i bilaga 1. Behandlingen pågår så länge MentorMind tillhandahåller plattformen till Kunden och därefter under den tid som anges i punkt 9.

3. Kundens ansvar

• Kunden ansvarar för att det finns en rättslig grund för behandlingen av Kunduppgifter och för att de registrerade har fått den information som dataskyddsförordningen kräver, till exempel i Kundens egen integritetspolicy.
• Kunden ansvarar för de spårningspixlar, cookies och marknadsföringssamtycken som Kunden lägger till på plattformen.
• Kunden lagrar inte särskilda kategorier av personuppgifter eller uppgifter om brott enligt artiklarna 9 och 10 i dataskyddsförordningen på plattformen, om det inte finns en rättslig grund för det och behandlingen är nödvändig för att använda tjänsten.
• Kundens instruktioner utgörs av detta Biträdesavtal, Villkoren samt de inställningar och funktioner på plattformen som Kunden använder. Andra skriftliga instruktioner avtalas separat.

4. MentorMinds skyldigheter

• MentorMind behandlar Kunduppgifter endast enligt Kundens dokumenterade instruktioner, även när det gäller överföringar, om inte EU-rätten eller medlemsstaternas nationella rätt kräver något annat. I så fall informerar MentorMind Kunden om kravet innan behandlingen, om lagen tillåter det.
• MentorMind informerar Kunden om MentorMind anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen.
• MentorMind säkerställer att de personer som behandlar Kunduppgifter har åtagit sig att iaktta konfidentialitet eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt.
• MentorMind vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som beskrivs i bilaga 2 (artikel 32 i dataskyddsförordningen) och kan uppdatera dem, förutsatt att skyddsnivån inte försämras.
• MentorMind använder inte Kunduppgifter för egna ändamål. MentorMind kan dock för utvecklingen av plattformen sammanställa anonyma, aggregerade statistikuppgifter, ur vilka ingen enskild person eller Kund kan identifieras.

5. Underbiträden

• Kunden ger ett allmänt tillstånd att anlita underbiträden (andra personuppgiftsbiträden). En aktuell förteckning finns på vår sida om underbiträden.
• MentorMind meddelar nya eller utbytta underbiträden genom att uppdatera sidan om underbiträden. Kunden kan av motiverade dataskyddsskäl invända mot en ändring inom 14 dagar genom att skriva till info@mentormind.fi. Om parterna inte hittar en lösning kan Kunden säga upp användningen av plattformen med omedelbar verkan.
• MentorMind ålägger varje underbiträde skriftligen dataskyddsskyldigheter som minst motsvarar detta Biträdesavtal och ansvarar gentemot Kunden för att underbiträdena fullgör sina skyldigheter.

6. Överföringar utanför EU/EES

MentorMind förvarar plattformens databas inom EU. När ett underbiträde behandlar Kunduppgifter utanför EU/EES säkerställer MentorMind att överföringen har en grund enligt kapitel V i dataskyddsförordningen, till exempel ett beslut av Europeiska kommissionen om adekvat skyddsnivå (såsom dataskyddsramen mellan EU och USA) eller kommissionens standardavtalsklausuler. Varje underbiträdes behandlingsplats framgår av sidan om underbiträden.

7. Bistånd

• MentorMind bistår Kunden med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder när Kunden ska besvara begäranden från registrerade (kapitel III i dataskyddsförordningen). På plattformen kan Kunden själv till exempel söka, redigera, exportera och radera sina kunders uppgifter. Om en registrerad kontaktar MentorMind direkt hänvisar MentorMind personen till Kunden.
• MentorMind bistår Kunden med skyldigheterna som gäller säkerheten i behandlingen, personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd (artiklarna 32–36), med beaktande av behandlingens art och den information som MentorMind har tillgång till.

8. Personuppgiftsincidenter

MentorMind underrättar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som gäller Kunduppgifter. Underrättelsen beskriver incidentens art, de sannolika konsekvenserna och de åtgärder som vidtagits eller föreslagits, i den mån de är kända. MentorMind lämnar kompletterande uppgifter allteftersom de blir tillgängliga.

9. Behandlingens upphörande

När användningen av plattformen upphör kan Kunden exportera sina kunduppgifter från plattformen (till exempel kontakter som CSV-fil) innan kontot stängs. MentorMind raderar Kunduppgifter inom 90 dagar från att kontot har stängts. Även säkerhetskopior raderas inom denna tid. Uppgifter sparas längre endast om EU-rätten eller medlemsstaternas nationella rätt kräver det.

10. Information och revisioner

På begäran ger MentorMind Kunden den information som behövs för att visa att skyldigheterna i detta Biträdesavtal följs. Kunden kan en gång per år på egen bekostnad granska behandlingen eller låta en oberoende revisor med tystnadsplikt granska den. En revision meddelas minst 30 dagar i förväg och får inte äventyra andra kunders uppgifter eller tjänstens drift.

11. Ansvar och företräde

Parternas ansvar bestäms enligt Villkoren, om inte annat följer av dataskyddsförordningen. Om detta Biträdesavtal och Villkoren strider mot varandra i fråga om behandlingen av personuppgifter gäller Biträdesavtalet. Finsk lag tillämpas på Biträdesavtalet.

Bilaga 1: Beskrivning av behandlingen

• Föremål och ändamål: att tillhandahålla plattformens tjänster till Kunden, till exempel webbplatser och funnels, kurser och medlemssidor, digitala produkter, bokningar, e-post och kommunikation, kundchatt, communities, AI Self och andra AI-funktioner samt förmedling av betalningar.
• Behandlingens art: lagring, organisering, sökning, visning, överföring, analys för tjänstens drift och radering.
• Registrerade: Kundens kunder och köpare, leads och nyhetsbrevsprenumeranter, besökare på webbplatser och i AI Self, communitymedlemmar och personer som bokar tid.
• Personuppgifter: namn och kontaktuppgifter, köp- och åtkomstuppgifter, kursframsteg och svar i arbetsböcker, meddelanden och chattar, bokningsuppgifter, uppgifter om öppnade och klickade e-postmeddelanden samt annat innehåll som Kunden lagrar på plattformen.
• Varaktighet: under tiden som plattformen används och enligt punkt 9.

Bilaga 2: Tekniska och organisatoriska åtgärder

• Plats: databasen, filerna och bakgrundstjänsterna finns i Google Cloud (Firebase) i Frankfurt (europe-west3), och webbtjänstens serverfunktioner körs i Frankfurt (Vercel, fra1). Användarautentiseringen (Firebase Authentication) behandlar uppgifter i USA.
• Kryptering: uppgifterna överförs krypterade (HTTPS/TLS) och är krypterade i vila med tjänsteleverantörernas standardkryptering.
• Åtkomstkontroll: användare autentiseras med Firebase Authentication. Databasens säkerhetsregler begränsar uppgifterna till Kundens eget konto, och servergränssnitten kontrollerar behörigheten vid varje förfrågan. Administratörsrättigheter är begränsade till namngivna personer.
• Säkerhetskopior: databasen och användarkontona säkerhetskopieras varje natt, säkerhetskopiorna sparas i 90 dagar, och databasen kan återställas till valfri tidpunkt under de senaste 7 dagarna.
• Utveckling och ändringar: ändringar görs via versionshantering, automatiska tester (även tester av databasens säkerhetsregler) körs före varje release, och säkerhetsuppdateringar av programvaruberoenden följs upp.
• Övervakning: fel och avvikelser registreras i felspårning (Sentry), och produktionsmiljön kontrolleras efter varje release.
• Personal: personer som behandlar uppgifter har tystnadsplikt, och åtkomst ges endast i den omfattning som deras uppgifter kräver.